Marchés à procédures adaptées (MAPA), appels d’offres formalisés, accords-cadres, marchés publics négociés… Vous êtes sûrement perdu 🤷♂️ face aux différentes procédures de marchés publics qui existent ! Pourtant, celles-ci sont fondamentales pour comprendre ce qui vous attend et sélectionner des appels d’offres adaptés à vos capacités 💪. Partons ensemble à la découverte de ces procédures et sélectionnons celles qui conviennent le mieux à votre entreprise.
Capacités et dossier de candidature
Avant de se lancer à corps perdu dans la compréhension des procédures en marché public, encore faut-il maîtriser certains fondamentaux : les capacités et le dossier de candidature. Si vous ne savez pas ce que c’est, la lecture de ces quelques lignes vous sera d’une grande utilité. Autrement, vous pouvez directement passer à la lecture des procédures marchés publics 🧐.
Les capacités en appel d’offres
Pour bien comprendre ce qui va suivre, il est primordial de comprendre le principe des capacités en marché public. Lorsque vous répondez à un appel d’offres publics, l’acheteur va chercher à connaître vos capacités🕵️♀️. En d’autres termes, il va chercher à savoir si vous avez sélectionné un marché public en corrélation avec les caractéristiques de votre entreprise.
L’acheteur public va concentrer son analyser sur 3 types de capacités :
- L’aptitude à exercer votre activité professionnelle : possédez-vous l’expérience et le savoir-faire technique pour exercer votre activité ? Pour les professions réglementées, avez-vous le droit d’exercer votre activité,
- Les capacités économiques et financières : Êtes-vous solvables ? Quelle est la solidité financière de votre entreprise ? Votre chiffre d’affaires est-il en corrélation avec le montant estimatif du marché ?
- Les capacités techniques : Disposez-vous d’un effectif suffisant ? Avez-vous de solides références ? Disposez-vous de moyens techniques utiles à l’exécution du marché ?
Au sein de ses marchés publics, l’acheteur peut très bien fixer des niveaux de capacité minimaux 👀 : chiffres d’affaires, qualification (QUALIBAT, ISO), effectifs minimums, moyens techniques requis…
Des capacités minimales sont très rarement demandées au sein de MAPA (marchés à procédures adaptées), contrairement aux appels d’offres formalisés.
Plusieurs solutions s’offrent à l’acheteur après analyse de vos capacités : validation de la candidature, demande de précisions, rejet pour irrecevabilité de votre candidature. Dans ce dernier cas, l’acheteur estime en effet que vous ne disposez pas des capacités permettant de satisfaire aux conditions de participation du marché.
Le dossier de candidature
Tous les éléments précités sont analysés 🔍 au sein d’un seul et même dossier : votre dossier de candidature. Il faut bien comprendre que dans tout appel d’offres, le principe reste celui de la liberté de candidater. Autrement dit, quelles que soient les caractéristiques de votre entreprise (statut, CA, effectif, capital social, références…), vous pouvez postuler aux appels d’offres publics.
⚠️ Attention toutefois à sélectionner un marché public en lien avec les capacités de votre entreprise. Pour faire simple : vous ne devez pas avoir les yeux 👀 plus gros que le ventre. Votre effectif, vos références, votre CA… doivent toujours être en lien avec l’appel d’offres sélectionné.
Votre chiffre d’affaires doit toujours être proportionnel au montant estimatif du marché public auquel vous répondez.
Le dossier de candidature est la seule interface avec l’acheteur public lui permettant de juger de vos capacités. Il est primordial d’y attacher une importance toute particulière. C’est la raison pour laquelle, nous avons élaboré, pour vous, des modèles de dossiers de candidatures qui ont d’ores et déjà fait leur preuve.
Le cadre étant posé concernant les capacités et le dossier de candidature, passons sans plus attendre aux procédures marchés publics.
Les procédures marché public
En France 🇫🇷, il existe 3 grands types de procédures marchés publics. Celles-ci sont bien souvent déterminées en fonction des seuils rencontrés dans les appels d’offres publics :
- Les marchés à procédures adaptées (MAPA),
- Les procédures formalisées,
- Les procédures négociées sans publicité ni mise en concurrence.
Lorsque vous répondez à un appel d’offres, il est primordial de comprendre la procédure dans laquelle vous êtes sur le point de vous engager. Ne pas le faire, c’est un peu comme passer son BAC sans connaître le déroulement des épreuves 🤯.
Les marchés à procédures adaptées
Couramment appelé MAPA (marché à procédures adaptées), c’est la procédure à privilégier pour les TPE et PME 🚀. En effet, de par ses seuils et la souplesse qu’elle offre aux acheteurs publics, cette procédure représente une formidable opportunité pour les petites entreprises.
Première raison, les montants de passation sont inférieurs aux procédures formalisées. C’est ce que vous pouvez visualiser dans l’exemple concernant les collectivités territoriales 👇 :
- Appel d’offres de fournitures et de services : 215 000 € H.T.
- Marchés publics de travaux : 5 382 000 € H.T.
En dessous de ces seuils = procédure adaptée, au dessus = procédure formalisée.
Deuxième raison, l‘évaluation des capacités, autrement dit l’analyse de votre dossier de candidature. Sachez qu’en marchés à procédures adaptées (MAPA), l’étude des capacités (CA, effectif, références, qualifications…) de votre entreprise est plus souple.
Dans certains marchés publics passés selon une procédure formalisée, des seuils minimums de chiffre d’affaires peuvent être demandés. Si vous n’atteignez pas les seuils imposés de chiffre d’affaires, je vous le dis toute de suite, autant ne pas répondre à l’appel d’offres ! En effet, vous risquez d’être éliminés sans même que l’acheteur ait pris le temps d’analyser votre offre. Avouez que cela serait une perte de temps considérable pour vous 😵💫.
Troisième raison à ne pas négliger, la concurrence. Depuis des années, les marchés publics à procédures formalisées sont trustés par les grands groupes. Dans certains secteurs, ceux-ci peuvent adopter une stratégie de prix agressive. Si vous êtes une TPE ou une PME, il vous sera difficile d’être compétitifs.
Dimensionner vos capacités : Lorsque l’on répond à un appel d’offres, la clé est bien souvent dans le choix du marché auquel vous décidez de répondre. Ne négligez pas ce point ! Si vous débutez sur les appels d’offres, commencez par sélectionner des MAPA.
Les marchés à procédures formalisées
Autant le dire toute de suite, s’attaquer aux procédures formalisées demandent de l’expérience et l’expertise🕵️♀️. De l’expérience car votre entreprise doit disposer d’un solide historique. De l’expertise car vous n’avez pas le droit à l’erreur lors de votre réponse au marché public.
Disposez de capacités en « béton armé »
L’acheteur public ne vous fera pas de cadeaux lors de l’analyse de votre dossier de candidature :
- Effectif suffisant pour assurer la bonne exécution du marché,
- Chiffre d’affaires bien supérieur au montant du marché public,
- Références clients solides en lien avec l’objet de l’appel d’offres,
- Certificats de capacités, de qualité, attestation de bonne exécution…
Ici, l’acheteur public se posera une question❓: Oui ou non, disposez-vous des capacités suffisantes pour mener à bien le marché public auquel vous répondez. Et autant vous le dire, l’analyse de l’acheteur sera bien plus minutieuse que lors de la passation d’un appel d’offres à procédure adaptée.
Bénéficiez d’une réelle expertise marchés publics
Vous n’avez jamais répondu à un appel d’offres ? Un conseil, ne vous lancez pas sur un marché public à procédure formalisée pour débuter. Cela serait comme monter pour la première fois sur un vélo 🚲 sans roulettes.
Sans expérience sur les marchés publics, ne débutez pas par les procédures formalisés.
Mon objectif ici n’est pas de vous faire peur 😱. Il est seulement de vous orienter vers la procédure qui me semble être la plus adaptée en fonction de vos compétences. Car répondre à une procédure formalisée, c’est ne pas avoir le droit à l’erreur ! Ce qui n’est pas toujours le cas en procédure adaptée.
Disposer d’un mémoire technique clés en main
Les différents types de procédures formalisées
C’est là où cela devient un peu plus complexe 🥸. Dans le cas où il serait dans une procédure formalisée, l’acheteur public peut mettre en place des typologies d’appels d’offres différentes. En voici une liste non exhaustive avec leur explication :
Les appels d’offres ouverts : rien de bien particulier, c’est la procédure standard, vous pouvez y postuler. Attention néanmoins à bien mettre en adéquation vos capacités avec les demandes de l’acheteur.
Les appels d’offres restreints : La procédure est réalisée en 2 temps ⏳. Dans un premier temps, vous n’avez qu’à envoyer votre dossier de candidature. Le pouvoir adjudicateur (acheteur public) analysera alors vos capacités et retiendra un certain nombre de candidats (limité en fonction des éléments énoncés dans le règlement de la consultation). Seuls ces candidats seront sollicités pour envoyer leur offre (mémoire technique, prix, annexes…). Ce type de procédures est à privilégier. Elle permet de faire le tri au niveau de la candidature et ainsi se retrouver avec moins de candidats au stade de l’offre.
La procédure avec négociation : Cette procédure doit respecter des conditions bien particulières pour être mise en oeuvre. Si elles sont remplies, elle permet à la maîtrise d’ouvrage (acheteur dans le domaine du BTP) de rencontrer et de discuter avec les candidats sur leur projet. C’est une procédure qui est faite pour ceux qui sont plus à l’aise à l’écrit qu’à l’oral. Attention néanmoins, cette procédure n’est pas la plus courante !
Le dialogue compétitif : Procédure relativement longue, elle est prévue pour des opérations de travaux complexes. L’acheteur définit son besoin dans l’avis de marchés pour lui permettre de sélectionner des candidats. Il ouvre ensuite un dialogue avec les candidats pour développer une ou plusieurs solutions. C’est sur cette base que les participants remettent une offre.
Quelles procédures choisir ?
Vous savez dorénavant que l’acheteur public choisit ces procédures en fonction de différents seuils. Vous savez également qu’il existe, au sein des procédures formalisées, différentes typologies d’appels d’offres suivants des règles bien spécifiques.
Dans un premier temps, sélectionnez votre marché public en fonction de votre niveau. Si vous êtes débutant, il va s’en dire q’un bon vieux marché public à procédure adaptée (MAPA) reste la base ✅.
C’est après plusieurs réponses à des appels d’offres que vous pourrez tenter votre chance sur les marchés publics formalisés. Attendez donc d’avoir accumulé suffisamment d’expérience pour vous lancer sur ce type de marché, conseil d’ami.
Quoi que vous choisissiez, sachez que ces procédures suivent des règles bien définies et que votre candidature (chiffre d’affaires, moyens humains, moyens techniques, certificats…) sera scrupuleusement analysée 🕵️♀️.
Les procédures négociées sans publicité ni mise en concurrence
Passer ce genre de marchés publics impose des situations bien encadrées par la loi. L’idée n’est pas de rentrer dans le détail de ces situations (urgences impérieuses, produits fabriqués uniquement à des fins de recherche, absence de candidatures…) mais de vous expliquer en quoi il peut être intéressant de prospecter le secteur public.
En dessous d’un certain seuil, 40 000 € H.T. à l’heure où j’écris ces quelques lignes, l’acheteur public peut être dispensé de la passation d’un appel d’offres.
En d’autres termes, l’acheteur public peut procéder à des achats en direct auprès d’opérateurs économiques (entreprises) 🥳. Peut-être avez-vous déjà été confrontés à cette procédure dans laquelle l’acheteur public vous demande uniquement un devis.
Dans ce cas, « l’acheteur veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin ».
C’est une bonne nouvelle dans le cas où vous n’auriez pas envie de vous lancer sur les appels d’offres ! Vous pouvez ainsi mettre en place une stratégie de prospection comme vous le faites sûrement d’ores et déjà auprès d’entreprises privées.
Si vous avez encore des questions sur ces sujets, ou si vous souhaitez être accompagnés dans le choix de vos premiers marchés publics, n’hésitez pas à nous contacter.