Exemple de réponse à un appel d’offre

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Vous venez d’atterrir dans le monde merveilleux des marchés publics et vous ne savez pas par quoi commencer ? Ou alors, peut-être avez-vous déjà mis un pied dedans, mais votre candidature n’a pas abouti ? Pas de panique, on a de quoi vous orienter de façon concrète. Au menu : un exemple de réponse à un appel d’offre directement tiré d’une étude de cas client Odecia… Sans oublié un modèle de mémoire technique. Bref, de quoi vous donner une idée bien précise du pas à pas à suivre pour remporter votre prochain marché public. En avant, marche !

Comment répondre à un marché public en une étude de cas

Plaçons tout de suite le contexte en présentant rapidement les deux entités dont on va disséquer les moindres faits et gestes ;).

Zoom sur le candidat, rédacteur en chef de la réponse à l’appel d’offre

Hé oui, c’est dans la peau d’un candidat mystère qu’on a choisi de se glisser pour appréhender au mieux toute réponse à un appel d’offre. À cette occasion, on a nommé une entreprise fictive et on lui a inventé une vie ;). Nous avons donc le plaisir de vous informer que notre persona est spécialisée dans le BTP depuis 20 ans, et qu’elle travaille dans le 91 en région parisienne. Ses atouts : une certification Qualibat et de solides références dans le secteur public et privé. Côté CA, on monte à 600 000 € HT € /an. C’est d’ailleurs pourquoi elle cible des marchés publics où le besoin estimé est inférieur à 200 000 € afin d’être compétitive en termes de moyens humains affectés.

Voilà pour les premières présentations. Mais quitte à s’identifier à ce candidat mystère, autant le faire pleinement en l’aidant à trouver un marché public à la hauteur de ses compétences et de son budget. Ce qui commence – roulement de tambour – par faire un peu de veille sur un des sites dédiés (du type marche-public.fr). À savoir qu’une veille bien faite est une veille ciblant les bons mots clés : ceux de la zone géographique (en indiquant « Essonne » ou « 91 »), ceux liés au domaine d’activité (soit le « BTP » ou le « second œuvre »), et ceux qui parlent du Chiffre d’Affaires (on indiquera ici « 200 000 € »).

C’est ainsi que de fil en aiguille, cette recherche pertinente nous mène tout droit vers un marché public dans les cordes de notre chère entreprise…

Zoom sur l’acheteur public, véritable juge de la réponse envoyée

Celui qui se cache derrière l’appel d’offre ayant retenu notre attention ? Le centre hospitalier Sud Francilien.

Son projet ? Un marché public de travaux tous corps d’état. Plus précisément, il s’agit de la restructuration et l’extension d’un Ephad à Arpajon (91). Soit un marché alloti en 8 lots distincts (gros œuvre, menuiseries intérieures, finitions, sanitaires appareils élévateurs…) parmi lesquels le lot 3 nous intéresse tout particulièrement. En effet, il concerne les finitions du chantier, à savoir, la réalisation des cloisons, doublages, faux plafonds, pose des revêtements de sols et de la peinture. En gros, tout ce que notre persona sait faire avec brio !

Le cadre est posé, on peut donc passer aux choses sérieuses. Pour ne pas brûler les étapes en filant tout droit vers un exemple de réponse à un marché public, commençons par analyser l’appel d’offre concerné. Ou la meilleure façon de cibler les attentes auquel notre entreprise devra répondre.

Étape 1 : analyser l’appel d’offre pour bien y répondre ensuite

Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises

Maintenant que l’appel d’offre vu ci-dessous nous a tapé dans l’œil, direction le « profil acheteur ». Le but ? Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE pour les intimes). Et pour cause, c’est dans ce document que figure tous les détails nécessaires pour préparer une réponse à l’appel d’offre. Au menu : le cahier des charges (ou CCTP), les certifications ou références exigées et surtout, les critères d’évaluation figurant sur le règlement de consultation, notre partie préférée.

Repérer les critères d’évaluation principaux

Ce qui va être important de repérer (pour le candidat dans la peau duquel nous nous sommes glissés), ce sont les éléments clés figurant sur le règlement de consultation. On compte notamment 3 grands piliers :

> L’objet du marché (également appelé « objet de la consultation »)

En effet, cette partie apporte un éclairage essentiel sur les prestations attendues. En l’occurrence, dans notre étude de cas, celles-ci consistent en la réalisation de travaux pour la restructuration et à l’extension de l’Ephad en question.

> La date limite de réponse

Ici, elle est fixée au 22 mars 2021 à 16h00, ce qui signifie que passé ce délai, il est inutile d’envoyer sa candidature.

> Les critères d’évaluation

C’est-à-dire le process mis en place par l’acheteur pour choisir l’heureux élu. Dans notre exemple, les critères de sélection ont un poids différents (exprimé en pourcentage) pour calculer la note finale.

Parcourir les autres critères

Les autres indicateurs figurant sur le règlement de consultation ont aussi leur importance pour établir une réponse digne de ce nom. Parmi eux, on a :

> Les conditions de la consultation

Si on vous disait que le budget global du marché public en question pouvait courir jusqu’au 5 350 000 € HT (en incluant les 8 lots proposés) et que sa durée s’étalait sur 18 mois maximum, au moins, vous sauriez dans quoi vous mettez les pieds.

> La présentation des offres

Dossier de candidature, mémoire technique, offre de prix : on retrouve ici la liste des éléments incontournables pour postuler à l’appel d’offre en question.

> L’examen des candidatures

Ou comment cerner une bonne fois pour toute les critères à partir desquels sont sélectionnés les candidats. En l’occurrence, ça donne : les capacités professionnelles établies d’après les qualifications et références des candidats, les garanties techniques (moyens humains et techniques) et les garanties financières appréciées à travers le CA. Voilà, voilà.

> La communication des résultats

Parce que savoir comment on va être informé sur le fait d’avoir remporté le marché (ou d’être remercié), ça compte ! Par exemple, dans notre étude de cas, il est précisé que le hibou messager n’est autre qu’un courrier reçu via la plateforme achatpublic.com, éventuellement précédé d’un mail. Au moins, on est fixé.

Maintenant qu’on a un avis global sur les attentes de l’acheteur public auquel on s’adresse et qu’on a envie de le convaincre (of course), il va falloir préparer le document qui constituera la trame de réponse à l’appel d’offre… Mieux, ce document pourrait devenir la trame de réponse à tous vos futurs marchés publics. Bref, on se lance ?

Étape 2 : s’attaquer à la réponse de l’appel d’offre

Le plan indiqué dans le RC : LA base pour rédiger la réponse à l’appel d’offre !

Inutile de s’affoler, car même si vous souhaitiez vous lancer dans une réponse du tac au tac, il serait difficile de tout mettre à plat en un rien de temps. Un mémoire technique, ça se réfléchit point par point en amont !

Première chose à faire : définir le plan. Une étape facile puisqu’il suffit de vous référer au plan suggéré dans le Règlement de Consultation (RC pour les intimes). Si on reprend le RC propre à notre étude de cas, ça donne :

Article 4 – Présentation des offres

{…} L’offre est constituée des pièces suivantes :

– Un mémoire technique (téléchargez notre modèle de mémoire technique), comprenant notamment :

  • L’expérience et les qualifications professionnelles de la société
  • Un dossier de références
  • La méthodologie envisagée
  • L’organisation des travaux en milieu occupé
  • Les délais proposés
  • La politique de développement durable

Sur ces belles paroles, nous sommes heureux de vous confirmer que le plan du mémoire technique est prêt ;).

Une fois le plan en main, on passe à l’écriture

Maintenant qu’on a le plan, on va pouvoir s’atteler facilement à la réponse de l’appel d’offre. L’idée : détailler chaque partie en créant un contenu succinct, clair et convaincant. Attention, quand on dit convaincant, il ne s’agit pas de tomber dans un blabla commercial, hein ;).

Veillons plutôt à apporter des éléments qui prouvent notre expertise (une qualification agréée, comme celle de Qualibat par exemple). Sont également appréciés la mise en avant d’une politique environnementale ou les photos d’un chantier similaire pour appuyer notre discours.

On vous rappelle que notre entreprise imaginaire a pour mission de réaliser les finitions des travaux de réhabilitation de l’Ephad. À savoir, la réalisation des cloisons, doublages, faux plafonds, pose des revêtements de sols et de la peinture. Voici donc quelques pistes à suivre pour rédiger le mémoire technique dans les règles de l’art !

Pistes de réflexion pour étoffer le plan de départ et créer le contenu

1. L’expérience et les qualifications professionnelles

Dans ce chapitre n°1, on pourrait rappeler l’historique de notre entreprise de BTP dont le savoir-faire repose sur 20 belles années de métier. Mais aussi : qui sont les membres de l’équipe, depuis quand ils ont rejoint l’aventure, quelle certification Qualibat a été obtenue, quels secteurs d’activité du BTP sont les coeurs de métier…

2. Un dossier de références

Ici, c’est l’occasion de citer les clients réguliers ou les chantiers importants menés jusqu’alors. Le but ? Rassurer l’acheteur public et démontrer le sérieux et la qualité des services proposés. Si notre entreprise a réalisé des travaux de second œuvre pour un client de renom, c’est l’occasion de le mentionner. Sinon, on n’hésite pas à retranscrire des témoignages de clients satisfaits (avis Google Business, citations figurant sur le livre d’or de votre page web…), mais aussi, des photos incluant la version avant/après du chantier pour démontrer que le cahier des charges a été parfaitement rempli.

3. La méthodologie envisagée

Normal que l’acheteur public veuille en savoir davantage quant à notre façon de faire, pas vrai ? Ainsi, il s’attend ici à obtenir des infos comme les fiches du matériel utilisé ou les qualifications des personnels. Toute autre info propre à la méthodo est également la bienvenue !

4. L’organisation des travaux en milieu occupé

Impossible d’occulter l’organisation mise en place lorsque la réponse à un appel d’offre concerne des travaux en milieu occupé. À savoir qu’on entend par là des travaux ayant lieu dans un cadre où circulent des salariés ou des habitants. Pas étonnant quand on sait que le marché public qui nous intéresse est occupé par les auxiliaires de vie sociale et des personnes âgées !

Ce qui importe ici ? Proposer une organisation de travail qui les gênera le moins possible : via des horaires décalés par exemple. De quoi rassurer les acheteurs publics à l’origine du projet !

5. Les délais proposés

La question du calendrier et du respect du timing souhaité est l’un des critères essentiels pour mener à bien un marché public ! Il importe donc de proposer des délais (de démarrage du chantier et d’exécution) en accord avec la demande de l’acheteur, et d’expliquer en quoi on est en mesure de les respecter à la lettre.

Comme il s’agit ici de réaliser les finitions, on peut par exemple expliquer que la commande du matériel est réalisée en amont, plusieurs semaines à l’avance pendant que la première partie du chantier à lieu (le gros œuvre). Ainsi, au démarrage des travaux nous concernant, la disponibilité immédiate du matériel permet de respecter le délai d’exécution au plus juste. Sans compter sur le fait que les travaux concernés, de par leur faible complexité, ne sont pas exposés à des risques de timing comme pourrait l’être une intervention très technique.

6. La politique de développement durable

L’écologie est au coeur des préoccupations en 2021. Forcément, on gagne des points lorsqu’on s’inscrit dans une démarche éco-citoyenne ! Notre entreprise experte en second oeuvre et en finition en sait quelque chose. Les peintures choisies sont écologiques pour moins polluer l’intérieur et la gestion des déchets est une habitude menée avec soin. Voilà qui doit figurer à tout prix dans la réponse à l’appel d’offre !

Étape 3 : à votre tour de répondre à la commande publique

Reprenez les basiques vus dans cet exemple et adaptez-les à votre entreprise

Pour mémo, ça donne :

  • Faire une veille axée sur les mots clés qui VOUS représentent : zone de chalandise, cœur de métier, fourchette de prix.

  • Décortiquer le Dossier de Consultation des Entreprises et notamment les critères d’évaluation pour savoir à quoi vous en tenir, voir si vous correspondez au profil recherché et si vous pouvez proposer une offre concurrentielle.

  • Retenir le plan identifié sur le Règlement de consultation.

  • Rédiger la trame de mémoire technique en valorisant chacun de vos points forts et valeurs ajoutées.

  • Revenir à l’appel d’offre pour savoir comment et à qui envoyer votre candidature.

  • Croiser les doigts pour être sélectionné.

Si vous travaillez avec un partenaire, envisagez une candidature… à plusieurs !

On revient à notre étude de cas du jour. En l’état, le candidat auquel on s’est identifié a choisi de se concentrer sur le lot correspondant à son expertise. Néanmoins, une autre carte aurait pu être jouée : faire équipe avec un partenaire de confiance ayant des expertises complémentaires.

Le but ? Répondre à plusieurs lots du marché public concerné : pour faire à la fois le second œuvre, mais aussi les menuiseries intérieures par exemple. Le plus ? Permettre à l’acheteur public d’avoir moins d’interlocuteurs face à lui, ce qui peut être un avantage pour être choisi !

En tout cas, sachez que si vous avez l’habitude de travailler avec un professionnel de confiance, cette possibilité de réponse à un appel d’offres à plusieurs existe. Et si vous êtes tenté par l’idée, on vous invite à en savoir plus par ici ;).

Besoin d’un coup de pouce pour rédiger la réponse à un appel d’offre ?

En voici un qui pourrait vous faire gagner un temps précieux ;). Au menu, une trame de mémoire technique prête à être personnalisée, histoire d’éviter tout casse-tête de mise en page. Mais pas que ! Pouvoir compter sur un document type, qui de plus est rédigé par un ancien acheteur public, voilà qui est un vrai et grand « plus » :

  1. Pour s’assurer d’être dans les clous au niveau de la structure et ainsi prendre de l’avance sur la rédaction.
  2. Pour s’appuyer sur un document optimisé au regard des acheteurs publics et s’approcher plus facilement de la victoire…

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter bonne chance ;).

Je télécharge une trame type de mémoire technique