Vous répondez à plusieurs à un marché public et on vous propose de devenir le mandataire du groupement ? Avant de donner une réponse à vos futurs co-traitants, il est important de savoir précisément ce sur quoi vous vous engagez. Lisez cet article, prenez le temps de la réflexion 🤔 et définissez votre choix de manière éclairé.
Qu’est-ce qu’un mandataire ?
Comme pour beaucoup de définitions, il est toujours mieux de s’appuyer sur la réglementation. L’alinéa 1er de l’article R. 2142-24 du Code de la commande publique nous dit :
« Dans les 2 formes de groupement (conjoint ou solidaire), l’un des opérateurs économiques membres du groupement, désigné dans la candidature et dans l’offre comme mandataire, représente l’ensemble des membres vis-à-vis de l’acheteur et coordonne les prestations des membres du groupement ».
Selon la loi, le rôle d’un mandataire est donc de représenter ses co-traitants vis-à-vis de l’acheteur public et de coordonner les travaux, les prestations qui seront exécuté(e)s dans le cadre d’un marché public.
Il convient également de rappeler que le mandataire est nommé lors de la réponse à l’appel d’offres. Il est nommé au sein du dossier de candidature (DC1, DC2) et de l’offre (acte d’engagement).
A noter que si une différence subsiste entre la candidature et l’acte d’engagement, c’est ce dernier qui fera foi. Pensez donc à bien rédiger ✍️ puis contrôler ce document.
L’obligation de nommer un mandataire
Concrètement, vous avez le choix entre trois formes de groupements :
Dans le premier cas, vous n’avez pas besoin de nommer un mandataire. Pour autant, sachez que cette forme de groupement est très souvent interdite 🚫 par l’acheteur public. Pour vous en assurer, relisez bien le règlement de la consultation (RC) et le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) du marché public auquel vous répondez.
Dans les deux derniers cas, vous avez l’obligation de nommer un mandataire. Ce dernier doit bien évidemment être un membre de votre groupement.
Il est important de comprendre que ce choix n’est pas modifiable en cours d’exécution du marché public. Autrement dit, dès lors que vous avez envoyé votre réponse, votre choix est ferme et définitif.
Par ailleurs, il convient également de préciser qu’une entreprise ne peut pas être mandataire de plusieurs groupements dans le cadre d’une réponse à un même appel d’offres public. L’acheteur, dans son CCAP, peut également interdire aux candidats de se présenter :
1° En qualité de candidats individuels et de membres d’un ou plusieurs groupements ;
2° En qualité de membres de plusieurs groupements ».
L’objectif est de ne pas démultiplier les chances potentielles d’un candidat de remporter un marché public. Cela aurait pour conséquence potentielle de rompre un des principes essentiels de la commande publique ⚖️ : l’égalité de traitement entre candidats .
Missions et rôles d’un mandataire
Mais alors quel est le rôle précis d’un mandataire ? Quelles sont ses missions, ses tâches ? C’est ce que nous allons essayer de détailler, ensemble, au sein de cette partie.
Le statut du mandataire d’un groupement n’est pas toujours évident à comprendre. En effet, ce dernier agit bien souvent à la fois en tant que :
- Société membre du groupement momentané d’entreprises,
- Représentant de ses co-traitants vis à vis de l’acheteur public.
Cette double casquette n’est pas toujours évidente à gérer au niveau opérationnel. C’est la raison pour laquelle, certains groupements d’entreprises décident de choisir un mandataire qui aura pour seul rôle, celui d’être mandataire. Dès lors, ce dernier ne réalisera pas de travaux ou de prestations dans le cadre du marché public. Il pourra ainsi se consacrer sur ses missions de mandataire du groupement momentané d’entreprises.
Cette solution se veut pragmatique. Le rôle du mandataire étant fondamental pour la bonne marche d’un appel d’offres public, il convient que celui-ci assure, de la meilleure des manières, les missions qui sont les siennes.
Un mandataire de groupement a plusieurs missions en fonction du type d’appels d’offres (fourniture, service, travaux) et des éléments prévus au sein de la convention de groupement 📝.
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Nous essaierons, ci-dessous, de lister de manière non exhaustive les principales missions qui peuvent être les siennes :
La représentation
C’est énoncé dans la loi, le mandataire d’un groupement est le représentant de ses co-traitants vis à vis de l’acheteur public. Il a donc pour mission d’être présent à un certains nombres de réunions prévues par ce dernier. Il doit également communiquer avec le pouvoir adjudicateur en fonction des aléas du marché.
La coordination
En tant que coordinateur, le mandataire du groupement va devoir exécuter plusieurs tâches, notamment administratives et financières :
- recevoir les ordres de service du pouvoir adjudicateur pour y répondre,
- centraliser les documents administratifs à remettre à l’acheteur public,
- dispatcher les factures de ses co-traitants,
- Présenter les projets de décompte et des réclamations ainsi que le pouvoir d’accepter le décompte général…
Au delà de son rôle « d’intermédiaire » entre ses co-traitants et l’acheteur public, il aura également pour mission d’organiser et de piloter l’exécution du marché public. Autrement dit, il devra gérer la répartition des tâches entre les membres du groupement.
Pouvoir de signature
Pour faciliter le quotidien du groupement momentané d’entreprises, les co-traitants peuvent déléguer leur pouvoir de signature ✍️ au mandataire. Il reviendra ainsi à ce dernier de signer les différents document inhérents au marché public en cours d’exécution : acte spécial visant à accepter et agréer les conditions de paiements du sous-traitant, avenant à l’appel d’offres, ordres de services…
Même si cette solution vise à simplifier la gestion de votre groupement, nous ne vous la conseillons pas. En effet, elle représente des risques pour celles et ceux qui transfèrent leur pouvoir de signature. La confiance n’excluant pas le contrôle, nous estimons qu’il est bien plus sûr de s’assurer, notamment via votre signature, du respect des engagements de chacun.
La convention de groupement : missions du mandataire
Le mandataire peut avoir d’autres missions. Celles-ci devront être inscrites au sein d’une convention de groupement passée entre l’ensemble des co-traitants. On ne le rappellera jamais assez, co-traitance = convention de groupement 🤓.
La responsabilité du mandataire
Le mandataire, quelle que soit la forme du groupement, peut voir sa responsabilité engagée envers le maître de l’ouvrage dans le cadre du marché public. Le mandataire est également responsable vis à vis de ses co-traitants dans le cadre de l’exécution de ses missions.
Mais là ou cela devient intéressant, c’est que la responsabilité du mandataire va être différente en fonction de la solidarité de celui-ci eu égard à ses co-traitants. Je m’explique, ne vous en faites pas 🙂.
Lorsque vous complétez votre dossier de candidature et l’acte d’engagement de l’acheteur public, vous avez, pour rappel, le choix entre plusieurs formes de groupements :
Éliminons d’emblée la première solution, celle-ci ne nous intéresse pas pour le présent cas.
La forme du groupement est à préciser au sein de votre dossier de candidature (DC1) et de l’acte d’engagement. Dans ces deux documents, l’acheteur public vous pose la question suivante :
En cas de groupement conjoint, le mandataire est solidaire ? Vous avez alors deux choix : Oui ou non.
Ce choix a un impact important pour la suite que nous allons vous détailler :
Mandataire solidaire VS non solidaire
- En cas de groupement conjoint avec mandataire non solidaire
Dans ce cas de figure, le mandataire ne doit pas pallier aux défaillances des membres du groupement. Il ne pourra donc pas en être tenu pour responsable.
2. En cas de groupement conjoint avec mandataire solidaire
Ici, le mandataire sera solidaire des autres membres du groupement. En cas de défaillance dans l’exécution des prestations, il sera donc responsable.
3. En cas de groupement solidaire
Dans le présent cas, ce n’est pas le mandataire qui est solidaire mais chacun des membres du groupement. En cas de groupement solidaire, l’ensemble des co-traitants est donc engagé financièrement pour la totalité du marché. Ils doivent pallier une éventuelle défaillance de leurs partenaires.
Vous l’aurez compris, le rôle du mandataire est rarement un long fleuve tranquille 😵💫. Raison pour laquelle, je vous conseille de vous rapprocher de votre compagnie d’assurance si vous êtes mandataires d’un groupement, ne sait-on jamais.
Néanmoins, il y a tout de même du bon à être mandataire. Eu égard à ses responsabilités, la convention de groupement doit prévoir une compensation financière sous la forme d’un pourcentage du montant du marché public.
La rémunération du mandataire
Enfin un avantage me direz vous 😒 ! Car oui, il faut bien qu’il existe une contre-partie à l’ensemble des éléments que nous venons de citer.
L’article 10.1.2 du CCAG Travaux 2009 fait d’ailleurs référence à cette notion de rémunération du mandataire :
« Dans le cas d’un marché passé avec des entrepreneurs groupés conjoints, les prix des prestations attribuées à chaque entrepreneur dans l’acte d’engagement sont réputés comprendre les dépenses et marge correspondantes, y compris les charges que chaque entrepreneur peut être appelé à rembourser au mandataire. Dans ce cas, les prix des travaux attribués au mandataire sont réputés comprendre, en sus, les dépenses et marge touchant les prestations complémentaires dont les mesures propres à pallier d’éventuelles défaillances des autres membres du groupement et les conséquences de ces défaillances.
Si le marché ne prévoit pas de disposition particulière pour rémunérer le mandataire du groupement des dépenses résultant de son action de coordination des entrepreneurs conjoints, ces dépenses sont réputées couvertes par les prix des travaux qui lui sont attribués.
Si le marché prévoit une telle disposition particulière et si celle-ci consiste dans le paiement au mandataire d’un pourcentage déterminé du montant des travaux attribués aux autres membres du groupement, ce montant s’entend des sommes effectivement réglées auxdits membres. »
La rémunération du mandataire est donc entendu, notamment dans le cadre d’un groupement dont il est solidaire.
Attention néanmoins, la rémunération du mandataire doit être prévue dans la convention de groupement. Celle-ci doit être proportionnelle aux rôles, aux mission et aux responsabilités qui lui sont confiés et eu égard au montant du marché public.