Comment s’organiser en interne pour répondre à un appel d’offres ?

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Qui dit réponse à un appel d’offres dit respect de la date limite de dépôt de votre réponse. Ce qui vous laisse plusieurs semaines pour tout préparer :). Mais gare à être trop insouciant ! Cet échéancier est plus serré qu’il n’y paraît… En effet, encore faut-il pouvoir déterminer à l’avance qui fait quoi et dans quel timing pour que le dossier soit béton. Venez, on vous souffle nos meilleurs tips pour bien vous organiser en interne afin de répondre aux appels d’offres dans les règles de l’art et mettre ainsi toutes les chances de votre côté !

Pourquoi une organisation bien scellée conditionne la réussite d’une réponse à un appel d’offres ?

Répondre à des appels d’offres est un excellent levier pour développer votre entreprise, votre business, votre TPE ou PME : bref, votre activité ! Néanmoins, pour proposer une réponse pertinente qui retienne l’attention des acheteurs publics, mieux vaut vous donner la peine de constituer une réponse digne de ce nom. Aux oubliettes les dossiers bâclés, préparés dans la précipitation. Ils auront peu de chance de faire la différence ! De fait, si vous n’avez pas le temps de vous organiser en amont, préférez passer votre tour.

Ayez en tête qu’il vous faudra répondre à un cahier des charges précis et détaillé et que cet exercice peut parfois se révéler périlleux. Mieux vaut donc capitaliser sur une organisation bien rodée. Ou comment contrer la barrière n°1 à laquelle vous allez être confronté pour constituer la réponse à un appel d’offres : le manque de temps ! Rétro-planning efficace, choix des bons intervenants, savoir-faire complémentaires, délais à la loupe pour le montage du dossier… Ne minimisez pas toutes ces étapes ! Elles sont essentielles pour augmenter vos chances de remporter des marchés publics.

Qui va rechercher et sélectionner les marchés publics dans l’entreprise ?

Première étape pour bien vous organiser en interne : nommer un collaborateur responsable de la recherche des appels d’offres. Si certaines structures peuvent se permettre d’embaucher un Chef de projet dédié ou un Assistant d’appel d’offres, d’autres, plus petites, devront miser sur le côté polyvalent de leur équipe. Comment ? En attribuant la veille et la présélection à une seule personne ! Chargé d’étude, Assistant administratif, commercial ou Dirigeant : l’essentiel est de savoir qui se charge de la veille, du tri et de l’identification des appels d’offres à fort potentiel pour l’entité… Quitte à les faire ensuite suivre à une autre personne nommée responsable pour tout le montage du dossier ;).

Gardez à l’esprit que cet arbitre des marchés publics doit avoir une bonne connaissance des stratégies de l’entreprise et de son ADN globale pour faire une sélection pertinente ! Il importe aussi qu’il ou elle soit en mesure de se dégager du temps quotidiennement (30 minutes par jour par exemple) pour anticiper les besoins des marchés qui correspondent le mieux à la boîte, consulter les sources de publication des appels d’offres privés et publics et pré-qualifier les marchés publics pour choisir d’y candidater ou non (selon le montant du marché, les délai, les compétences requises, l’aspect technique…).

Comment prendre la décision de sélectionner un appel d’offres ?

Eh bien… il va falloir analyser le cahier des charges (CCTP) et lire en détail le règlement de la consultation ! Si les exigences demandées collent à la peau de votre positionnement et de vos compétences, c’est plutôt bon signe. Veillez néanmoins à aller plus loin pour que le maximum de points soient réunis. Par exemple, en analysant votre base de clients actuelle afin de savoir quels délais vous êtes en mesure de respecter (ou pas). Ou alors, en pensant à votre coeur de métier et au service proposé, à l’emplacement géographique… En effet, c’est en évaluant chacun de ces critères que vous serez à même de prendre la bonne décision.

Prenez le temps nécessaire pour analyse le règlement de la consultation : la date limite de réponse à l’appel d’offres est elle en accord avec votre plan de charge ? Les critères d’évaluation correspondent ils à votre positionnement ? Le travail demandé pour répondre au marché public est il complexe ou non ?

Mais alors comment s’organiser pour prendre la décision de réponse aux marchés publics sélectionnés par votre collaborateur ?
Certains structures utilisent ce que l’on appelle la réunion du GO / NO GO. L’idée étant de réunir votre groupe projet pour échanger sur l’opportunité de répondre à X ou Y appels d’offres sélectionnés. Ainsi, chacun sera en mesure d’apporter sa pierre à l’édifice.
Cette réunion peut être programmée de manière régulière une à deux fois par mois en fonction du nombre d’appels d’offres sélectionnés.
En amont de cette réunion, il est primordial que chacun ait lu à minima le cahier des charges (CCTP) et le règlement de la consultation (RC).

Comment faire collaborer les services pour répondre à un appel d’offres ?

Dans le cadre d’une réponse à un appel d’offres, croiser les compétences de plusieurs collaborateurs de l’entreprise permet de réunir un maximum d’informations essentielles au montage du dossier. Tout l’enjeu va donc être de bien choisir les participants en amont et de bien définir les attentes de chacun pour que tous puissent s’impliquer dans les délais impartis en ayant une vision commune du projet. Ayez à l’esprit que la réussite de ce dernier dépend de ses participants ! De fait, s’ils ne connaissent pas bien leurs rôles, la réponse au marché public peut perdre en qualité et en pertinence. D’où l’intérêt de bien planifier les directives pour chaque membre de votre dream team et de fédérer l’équipe autour de cette réponse à l’appel d’offres en question !

Comment constituer un groupe projet ?

Étape 1 : identifier les pôles qui peuvent vous aider

Comme on le disait à l’instant, la première étape va être de déterminer les services impliqués (et donc les intervenants) selon le savoir-faire technique et l’expérience de chacun. Ainsi, il est question… de se poser les bonnes questions 😉 ! À savoir qui s’occupe de :

  • La partie administrative (en vérifiant l’adéquation à l’ensemble des exigences du cahier des charges et en rédigeant cette partie),
  • L’identification des critères différenciants et l’argumentaire de l’entreprise (en présentant le positionnement de l’entreprise vis-à-vis de la concurrence, ses valeurs ajoutées…etc.),
  • L’estimation du budget (avec le choix stratégique de se montrer compétitif au niveau des prix ou alors d’expliquer les raisons qui justifient un tarif élevé – une prestation haut de gamme ou un savoir-faire pointu par exemple),
  • La gestion d’une éventuelle sous-traitance (avec la prise de contact, la demande du devis, l’organisation à prévoir pour cette collaboration…),
  • L’envoi de la réponse au marché public (après vérification de la parfaite conformité du dossier sur la forme, le fond, les délais impartis),
  • La signature des pièces de l’appel d’offres en fonction des exigences de l’acheteur public,
  • Et ainsi de suite !

Bref : il n’y a plus qu’à impliquer les pôles (et les collaborateurs) qui peuvent vous aider à apporter la meilleure réponse à l’appel d’offres. Service commercial, technique, administratif, juridique ou RSE… c’est à vous de trancher selon les exigences soulignées par le marché public !

Étape 2 : détailler les missions de chacun

Ensuite, veillez à clarifier les objectifs et responsabilités de chaque membre de l’équipe. C’est le jeu du qui fait quoi et sous combien de temps ;). Pour vous aider, le plus efficace est de synthétiser l’appel d’offres en deux ou trois phrases incluant la date de début et de fin de la candidature. Ça, c’est juste pour poser le décor. Bien entendu, il est ensuite question d’étoffer la ligne directive en précisant le contexte de départ et la stratégie à adopter. Incontournable également : énumérer les objectifs de chacun pour que tous puissent se mobiliser de façon optimale en termes de missions, délais et procédure à respecter.

Attention, il est primordial de répartir les responsabilités. Il n’est pas envisageable que le dernier maillon de la chaine, bien souvent la personne chargée de l’envoi du marché, endosse à elle seule une bonne partie des risques. Veiller donc à poser des règles saines pour chacun de vos salariés.

Quels process mettre en place pour garder un oeil sur les délais ?

Au-delà de vous montrer accessible et disponible pour les questions des uns et des autres – les joies d’être l’interface pilote du projet 😉 – pensez à organiser des réunions à intervalles réguliers ! C’est LA meilleure façon de contrôler l’avancée du “chantier”, favoriser un échange constructif autour du marché public visé mais surtout : faire valider les différentes parties du dossier. Les plus organisés d’entre vous pourront même déterminer dès le début du projet, la périodicité des réunions pour que tout le monde ait de la visibilité sur le rétro-planning.

Hormis le chronomètre, l’autre process clé pour augmenter la vitesse de rédaction (et donc les chances de remporter de nouveaux marchés), c’est de créer un modèle unique sur lequel figure les infos standards de la candidature type de votre entreprise pour un appel d’offres. Grosso modo, cela signifie que vous constituerez une seule fois un groupe projet pour l’écriture du premier mémoire technique avant de le conserver et de l’archiver dans le but de le réutiliser à l’avenir. Il n’y aura en effet plus qu’à l’adapter à chaque marché public, mais cette trame de départ sera un sacré avantage pour gagner du temps, ne serait-ce que pour le plan et les éléments clés !

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