On ne va pas se leurrer, sans mémoire technique de qualité, vous pouvez dire adieu aux appels d’offres ! C’est la triste réalité du 🌍 monde de la commande publique. Alors comment ne plus perdre ses marchés publics à cause de son mémoire ? Comment rédiger un mémoire technique efficace 🚀 sans y passer des semaines ? C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article 👇 !
1. Le fonctionnement des appels d’offres
Commençons par le commencement 🤓. Avant de comprendre ce qu’est un mémoire technique, encore faut-il maîtriser le fonctionnement des marchés publics. Et cela tombe bien, j’ai été pendant plus de 7 ans responsable de la passation d’appel d’offres publics dans diverses collectivités territoriales. Je vais donc pouvoir vous aider, comptez sur moi 🕵️♂️.
Lorsque vous répondez à un marché public, et ce, quelle que soit votre activité, vous êtes notés via ce qu’on appelle des critères d’évaluation. Vous pouvez en retrouver 4 grands types : le critère prix 💰, les critères techniques, les délais, les critères environnementaux.
De plus, comprenez bien que leur pondération, autrement dit leur importance dans la notation globale de votre offre, peut varier en fonction du marché public auquel vous répondez. Ainsi, généralement, plus un appel d’offres est concurrentiel, plus le prix est important.
ℹ️ Prenons un exemple : Cyrille M. souhaite répondre à un marché public de peinture 👨🎨. La peinture est un secteur au sein duquel la concurrence est rude. Par ailleurs, la technicité est moins « importante » que sur certains métiers du bâtiment (gros oeuvre, charpente, plomberie CVC…).
Dès lors, Cyrille rencontrera majoritairement des appels d’offres au sein desquels l’acheteur public aura fait le choix de la pondération suivante : prix à 60%, technique à 40%. L’offre de Cyrille aura donc tout intérêt à être compétitive en terme de rapport, qualité prix.
Dans le présent article, nous évacuerons la question des prix pour rester focus sur les critères techniques et environnementaux ♻️. Seuls critères valables pour juger de la qualité de votre mémoire technique.
Les critères d’évaluation
En fonction de votre métier, ces critères peuvent concerner plusieurs éléments (liste non-exhaustive) :
- Moyens humains affectés au marché public (quantité, répartition des missions, expertises, compétences via CV…) ;
- Moyens techniques affectés à l’appel d’offres (outils, machines, véhicules, matériel informatique…) ;
- Organisation mise en place pour répondre aux besoins de l’acheteur public ;
- Démarche et contrôle qualité ;
- Modes opératoires pour exécuter le chantier / la prestation ;
- Mesures pour assurer la sécurité, la santé, l’hygiène ;
- Politique RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise).
Ces critères sont le fondements même de votre mémoire technique ✍️. Pour ainsi dire, ils constitueront le plan de votre réponse technique. Et là ou cela devient très intéressant, c’est qu’en fonction de votre métier, vous trouverez des critères d’évaluation techniques récurrents !
Ainsi, un plombier ne rencontrera pas les mêmes critères de notation qu’un institut de formations, qu’une agence de communication ou qu’une entreprise de fourniture d’équipements informatiques.
Avant de rédiger un modèle de mémoire technique, il faut donc apprendre à identifier ces fameux critères d’évaluation. Pour cela, nous allons apprendre, ensemble, à faire de la veille en marché public. Et pour les impatients, vous pouvez télécharger directement votre modèle de mémoire technique 🚀.
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2. Veille marché public
Ce qui est bien avec les marchés publics, c’est que comme son nom l’indique, c’est publique ! En d’autres termes l’acheteur à l’obligation de mettre en concurrence des entreprises à partir du moment ou son besoin estimé est supérieur à un certain montant. 40 000 € H.T. 💶 à l’heure ou j’écris ces quelques lignes. Cette affirmation est réglementaire, c’est le codes des marchés publics qui l’impose.
Pour cela le pouvoir adjudicateur disposera d’une plateforme acheteur sur laquelle il déposera son dossier de consultation des entreprises (DCE). Autrement dit, tous les documents constituant son appel d’offre (CCTP, CCAP, RC, AE, BPU…). Connaissant cela, comment réaliser une veille 🔍 en marché public ? Comment détecter des appels d’offres en corrélation avec votre activité, vos capacités ?
Pour commencer, cliquez sur un des liens que vous trouverez ci-dessous. Il s’agit là de plateformes spécialisées dans la recherche d’appels d’offres publics :
Peu importe le lien sur lequel vous cliquez, l’important est de connaître les principes de base 👇 :
Le système de mots clés
Pour trouver un marché public en lien avec votre métier, vous devez utiliser un procédé que vous connaissez bien, merci Google : les mots clés.
ℹ️ Prenons un exemple : Vous êtes informaticiens et cherchez des appels d’offres en lien avec votre activité. Vous pouvez utiliser comme mots clés : informatique, infogérance, PC, équipement informatique, réseaux… Je pense que vous avez compris la logique ! Si besoin, n’hésitez pas à user également de synonymes.
Une fois vos mots clés sélectionnés, vous verrez alors apparaître de nombreux marchés publics 🥳. Avant de vous emballer, dîtes-vous bien que la veille peut s’avérer extrêmement chronophage, principalement si vous êtes sur une activité concurrentielle.
Dès lors, il s’agira d’affiner votre recherche.
Affiner sa recherche en appel d’offres
Pour affiner votre recherche, n’hésitez pas à utiliser les techniques suivantes sur la plateforme acheteur :
- Limiter votre zone d’intervention à certains départements,
- Sélectionnez des procédures marchés adaptées à votre chiffres d’affaires (MAPA),
- Ajouter une date limite de remise des offres adaptée à votre capacité de réponse 📆.
Une fois ce travail réalisé, vous constaterez une nette diminution d’appels d’offres disponibles. C’est une bonne chose ! Pour allé encore plus loin, vous pouvez sur certaines plateformes, exclure certains mots clés. C’est pratique lorsque vous détectez certaines annonces sans lien avec votre activité.
Ici la pratique est clair : vous devez tester pour affiner au maximum vos critères de recherche. Ne lésinez pas sur cette pratique, autrement la réponse aux marchés publics peut se transformer en véritable calvaire.
Le dossier de consultation des entreprises (DCE)
Vous venez de cliquer sur un appel d’offres qui vous intéresse. Il vous reste encore une étape importante avant d’ouvrir le fameux sésame : trouver le dossier de consultation des entreprises 👨💻. Aussi appelé DCE, c’est à l’intérieur de ce dossier que vous trouverez tous les documents constituant l’appel d’offres de l’acheteur.
Parmi ces documents, un nous intéresse particulièrement eu égard au mémoire technique : le règlement de la consultation« (RC). C’est à l’intérieur de ce document que vous trouverez les critères d’évaluation mis en oeuvre, autrement dit le futur plan de votre mémoire technique 🤩.
C’est également au sein de ce document que vous trouverez des informations essentielles à votre prise de décision :
- La date limite de remise de l’offre,
- L’allotissement du marché (autrement dit, sa subdivision en lot),
- La liste des pièces à envoyer à l’acheteur, tant au niveau de l’offre que de la candidature,
- L’obligation de signer, ou non, électroniquement votre réponse,
- La pondération des critères d’évaluation,
- Le lien vers la plateforme acheteur…
Si il y a bien un document que vous devez connaître sur le bout des doigts avant d’envoyer votre réponse à un appel d’offres, c’est bien le règlement de la consultation.
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3. Votre plan, leurs critères
Dans la vie, il faut savoir faire preuve d’empathie 😇, se mettre à la place des autres. C’est précisément ce que nous allons faire pour rédiger un mémoire technique.
Après avoir téléchargé un nombre suffisant de DCE, puis analysé les critères d’évaluation techniques, vous êtes à même de savoir précisément ce sur quoi les acheteurs publics vous évaluent.
ℹ️ Reprenons notre exemple : Cyrille M, le peintre, a relevé qu’il était très souvent noté sur les moyens humains affectés au chantier, les moyens techniques qu’il met en oeuvre, l’organisation dont il fait preuve pour piloter ses chantiers, les mesures de sécurité mises en place ainsi que la gestion des déchets de chantier. Il vient donc, en listant ces critères, de construire le plan de son futur mémoire technique 💪.
Ainsi, vous devez en faire de même pour commencer la rédaction d’un mémoire technique.
4. Rédiger un modèle de mémoire technique
Pourquoi constituer une trame de mémoire technique ? C’est ce que l’on me demande souvent. La réponse est simple : partant du postulat que vous êtes notés 80% sur les mêmes critères, pourquoi ne pas anticiper les choses pour prendre le temps de faire un travail hautement qualitatif 💪.
Ainsi, vous ne serez pas contraint par une date limite de remises des offres trop courtes. Vous ne serez pas stressés et pourrez prendre le temps de réaliser un travail collégial avec l’ensemble des services de l’entreprise.
Le plan de votre mémoire technique = les critères de notation
Mais reprenons là ou nous étions arrêtés.
Bravo à vous, vous venez de lister les critères d’évaluation techniques sur lesquels vous allez être évalués 👍. Vous avez donc les différentes parties de votre modèle de mémoire technique. Vous pouvez dès à présent commencer la rédaction de ces différentes parties.
Pour chaque partie, pensez à bien détailler les choses à l’acheteur ! Plus vous approfondirez chaque partie, plus vous aurez une chance de vous démarquez de la conccurence.
Pour cela, présentez vos moyens humains en décrivant les fonctions importantes, expliquez à l’acheteur qui fait quoi et comment. Ainsi, vous serez en mesure de lui prouvez que vos employés ont une réelle expertise 🚀 en lien avec l’objet du marché. En outre, un conseil, les CV peuvent être utiles à ce moment là ;).
Présentez les moyens techniques 🛠 avec lesquels vous travaillez. Décrivez ce qu’ils apportent à vos clients : transparence, gains de temps, réduction de coûts…
Détaillez l’organisation que vous mettez en place pour répondre aux attentes de vos clients. Posez-vous les bonnes questions : comment réalisez-vous un chantier type 👷♂️ ? Comment menez-vous à bien une prestation que vous avez l’habitude d’exécuter ? Par quoi commencez-vous ? Quels sont les bénéfices clients ? Tout cela doit transparaitre au sein de votre modèle de mémoire technique.
Enfin, ne négligez pas la partie Responsabilité Sociétale de l’Entreprise ♻️. Elle devient de plus en plus importante et ce, quelle que soit votre activité. Pour cette partie un conseil, décomposez-la en trois sous-parties que sont l’environnement, le social et l’économie.
Répondre aux questions suivantes peut vous aider : triez-vous vos déchets ? Si oui, comment ? Que faites-vous pour minimiser votre consommation d’énergie ? Employez-vous du personnel handicapé ? Faîtes-vous travailler des organismes type Etablissement de Service d’Aide par le Travail (ESAT) ? Comment sélectionnez-vous vos fournisseurs…?
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5. Sélectionnez votre marché public
Vous avez terminé la rédaction de votre mémoire technique 🦸♂️ ? Vous pouvez passer à la sélection de votre premier appel d’offres. Retournez sur une plateforme spécialisée en marchés publics (nouma, marcheonline, e marchés publics). Tapez vos mots-clés, sélectionnez votre zone géographique 🌍 puis validez votre recherche. Apparaissent alors des appels d’offres en cours répondant aux critères préremplis.
Prêtez bien attention aux différents éléments qui s’affichent sur la plateforme de veille :
- Objet du marché : travaux / prestations attendus ;
- Date limite de réponse : date à partir de laquelle vous ne pouvez plus postuler au marché public ;
- Type de procédure : procédure sélectionnée par l’acheteur public en fonction de plusieurs critères.
Dans la liste des appels d’offres proposés, un marché semble convenir à votre profil ? Je vous invite à cliquer sur le lien suggéré puis à trouver le « Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) » comme réalisé lors de l’étape 2.
6. Posez-vous les bonnes questions
Vous venez de télécharger votre première appel d’offres ? Bravo 👏, c’est une première étape importante pour la suite. Dorénavant, il va falloir étudier le marché public en se posant les bonnes questions :
- Les critères d’évaluation, (règlement de consultation – RC) ;
- Les demandes spécifiques qui peuvent constituer une barrière à l’entrée : certifications, références du même type, normes… (règlement de consultation – RC) ;
- Les besoins de l’acheteur public (cahier des charges – CCTP).
Pour faire votre sélection, n’hésitez pas à suivre la méthodologie suivante 🤓 :
Tout d’abord, parcourez le règlement de la consultation (RC) et posez-vous les questions suivantes : avez-vous le temps de répondre au marché public ? Les critères d’évaluation sont-ils adaptés à votre entreprise ? La pondération du prix n’est-elle pas trop élevée ?
Parcourez ensuite le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) pour vous assurer que vous êtes en mesure de réaliser les travaux 👷♂️ / les prestations demandés eu égard aux besoins de l’acheteur public.
Enfin, analysez les documents financiers (BPU, QDE, DPGF…). Êtes-vous compétitifs au regard des prix demandés ? Relevez-vous des incohérences ? Si tel est le cas, pensez à poser des questions !
Il est possible que vous ne puissiez pas réaliser en interne l’ensemble des travaux / prestations indiqués dans le CCTP. Dans ce cas, pensez à sous-traiter ou à constituer un groupement momentané d’entreprises.
N’oubliez pas également de vérifier les obligations en termes de signatures électroniques. Et oui, bienvenue à l’heure de la dématérialisation ! Vous avez l’obligation d’envoi votre réponse à l’appel d’offres de manières électronique. Pour autant, sachez que la signature électronique est facultative 😮💨. L’acheteur public peut néanmoins l’imposer… 😵
Si tel est le cas, procurez-vous un certificat de signature électronique dans les plus bref délais.
7. Personnalisez votre mémoire technique
Rédiger un modèle de mémoire technique c’est bien, néanmoins cela ne vous fait pas gagner 🥈 ! J’insiste vraiment sur cette partie car beaucoup copient / collent simplement leur mémoire technique sans prendre le temps de le personnaliser. C’est une erreur qui est bien souvent fatale 💀.
Je ne peux que vous conseiller de lire et relire le cahier des charges techniques (CCTP) pour comprendre les besoins de l’acheteur public.
Ainsi, vous êtes en mesure de personnaliser votre mémoire technique en fonction des réels besoin de l’acheteur public : contexte du chantier / de la prestation, organisation des services de l’acheteur, problématiques à prendre en compte dans votre organisation…Et oui, la commande publique impose un vrai travail d’analyse. C’est comme cela que l’on rédige un mémoire technique efficace.
8. Pensez en mode « données »
Félicitations, vous venez de terminer votre premier mémoire technique🚀 . Vous avez constitué votre première base de données !
N’oubliez pas, les besoins des acheteurs publics ou privés peuvent être similaires d’un appel d’offres à un autre !
Le mémoire technique précédemment rédigé doit vous resservir pour la suite. Nous ne pouvons que vous conseiller de trier ces données pour le réutiliser dans les jours / semaines / mois à venir. C’est ainsi que vous gagnez en temps et en efficacité dans vos réponses aux appels d’offres.
C’est comme cela que nous faisons pour rédiger un mémoire technique et que nous arrivons à remporter des appels d’offres pour nos clients.Alors, faites la différence et obtenez votre modèle de mémoire technique !
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