Dernière mise à jour : 1er octobre 2026

La société Odecia, domiciliée à Rue de la tour – 95680 MONTLIGNON – FRANCE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Pontoise sous le numéro SIRET 84861372500011, accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité s’applique au site web https://www.odecia.fr et a pour but de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre site et nos services.

1. Données personnelles collectées

1.1 Lors de la création d’un compte client et/ou d’une commande

Informations d’identification professionnelle : nom, prénom, fonction
Coordonnées de l’entreprise : raison sociale, adresse, numéro de téléphone
Coordonnées électroniques : adresse email professionnelle
Informations fiscales : numéro de TVA intracommunautaire (le cas échéant)
Identifiants de connexion (nom d’utilisateur, mot de passe crypté)

1.2 Lors du paiement

Informations de transaction : produits achetés, montant, date de transaction
Nous ne stockons AUCUNE donnée bancaire. Ces informations sont traitées directement par notre prestataire de paiement sécurisé.

1.3 Lors d’une demande par notre formulaire

Vos coordonnées : prénom, nom, adresse email, téléphone, entreprise, et votre métier ou secteur si vous l’indiquez
Votre demande : la situation choisie et vos réponses (par exemple la date limite d’un appel d’offres ou le type de document recherché), votre message libre
Des informations de provenance : la page d’arrivée sur le site, la page d’envoi du formulaire, la campagne publicitaire ou l’email qui vous a amené (paramètres « utm »), et l’identifiant de clic Google Ads si vous êtes arrivé par une annonce
Votre choix concernant la newsletter (case à cocher)

Nous ne collectons par ce formulaire ni votre adresse IP, ni d’adresse postale, ni de pièce jointe.

Ces informations sont enregistrées dans notre outil de gestion de la relation client, Brevo, et une notification contenant votre demande est envoyée par email à l’équipe Odécia chargée de vous répondre.

1.4 Lors de la navigation sur le site

Adresse IP
Données de navigation et d’utilisation du site (pages visitées, temps passé sur le site)
Informations sur votre appareil (type de navigateur, système d’exploitation)
Cookies techniques nécessaires au fonctionnement du site

1.5 Commentaires (le cas échéant)

Si vous laissez des commentaires sur notre site :

Les données inscrites dans le formulaire de commentaire
Votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur
Une chaîne anonymisée créée à partir de votre adresse email (hash) peut être envoyée au service Gravatar pour vérifier si vous utilisez ce service

1.6 Lors d’un échange avec notre assistant conversationnel

Notre site propose un assistant conversationnel (« chatbot »), fourni par Heeya (société TENSORIA, Paris). Il collecte :

les messages que vous échangez avec lui ;
votre adresse email et votre message, si vous utilisez son formulaire « Contacter un humain ».

L’assistant ne collecte pas votre adresse IP et ne dépose pas de cookie. Une référence de conversation est enregistrée dans votre navigateur pour vous permettre de reprendre l’échange ; le bouton « Nouveau » démarre une nouvelle conversation.

Les réponses sont générées par des fournisseurs de services d’intelligence artificielle, dont certains sont situés hors de l’Union européenne. Vos messages ne servent pas à entraîner leurs modèles. Nous vous recommandons de ne pas y saisir d’informations sensibles (santé, données bancaires, etc.).

2. Finalités du traitement des données

Nous collectons et traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

Création et gestion de votre compte client
Traitement et suivi de vos commandes
Livraison des produits numériques achetés
Émission des factures et gestion comptable
Réponse à vos demandes via notre formulaire de contact
Fourniture d’un support client
Modération des commentaires (le cas échéant)
Envoi d’informations relatives à votre compte et à vos achats
Amélioration de nos produits et services
Personnalisation de votre expérience sur notre site
Respect de nos obligations légales et réglementaires
Prévention de la fraude

Nous utilisons également vos données pour vous envoyer notre newsletter, une lettre hebdomadaire sur les marchés publics (réponse aux appels d’offres, mémoire technique, exécution des marchés) :

si vous faites une demande par notre formulaire (réservé aux professionnels) : la case d’inscription est cochée par défaut, vous pouvez la décocher avant l’envoi ;
si vous passez commande ou téléchargez une ressource dans la boutique : uniquement si vous cochez la case prévue à la validation de la commande.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment, en un clic depuis chaque newsletter. Si vous vous êtes désinscrit ou opposé à nos envois, une nouvelle demande ne vous réinscrit pas.

3. Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles est fondé sur les bases légales suivantes :

L’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous (création de compte, commande, livraison)
Le respect de nos obligations légales (facturation, comptabilité, fiscalité)
Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité, à améliorer notre site et à assurer sa sécurité
Pour la newsletter envoyée aux professionnels qui nous ont adressé une demande : notre intérêt légitime, l’envoi portant sur votre activité professionnelle ; vous êtes informé au moment de la demande et pouvez vous y opposer à tout moment
Votre consentement, lorsque celui-ci est requis (notamment pour la newsletter proposée dans la boutique)

4. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à savoir :

Données relatives aux comptes clients : pendant toute la durée de la relation commerciale, puis archivage intermédiaire pendant 3 ans à compter de la fin de cette relation
Données de commande et facturation : 10 ans (obligation légale liée à la comptabilité)
Demandes envoyées par le formulaire (dans Brevo et dans les emails de notification) : 3 ans à compter de votre dernier contact avec nous ; si vous devenez client, pendant la relation commerciale puis 3 ans
Copie technique de la demande sur notre site, avant son envoi vers Brevo : effacée automatiquement 30 jours après sa transmission (90 jours au plus en cas d’échec)
Inscription à la newsletter : jusqu’à votre désinscription ; si vous n’êtes pas client, 3 ans au plus après votre dernier contact. Votre adresse est conservée sur une liste d’opposition pour garantir que vous ne recevrez plus nos envois
Conversations avec l’assistant conversationnel : conservées tant que l’assistant est en service sur notre site, puis supprimées ; vous pouvez demander la suppression de votre conversation à tout moment
Commentaires : conservés tant que le commentaire est publié sur le site
Cookies de mémorisation de provenance (odecia_attrib_premiere, odecia_attrib_derniere) : 180 jours
Autres données de navigation et cookies : 13 mois maximum
Données utilisées à des fins de prospection commerciale : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact

À l’issue de ces périodes, vos données seront supprimées ou anonymisées.

5. Destinataires de vos données

Vos données personnelles sont destinées à notre personnel habilité à les traiter. Elles peuvent également être transmises à nos sous-traitants qui agissent en notre nom et pour notre compte, notamment :

Notre prestataire d’hébergement web
Notre prestataire de services de paiement sécurisé
Nos prestataires techniques pour la maintenance du site
Nos prestataires de services de messagerie électronique
Brevo (société française, données hébergées dans l’Union européenne) : gestion des demandes, envoi des emails et de la newsletter
Heeya : assistant conversationnel, hébergé chez OVH en France
Des fournisseurs de services d’intelligence artificielle : génération des réponses de l’assistant conversationnel
Nos outils de mesure d’audience et de publicité, uniquement avec votre accord
Le service Gravatar (uniquement si vous laissez des commentaires)

Nous exigeons contractuellement de nos sous-traitants qu’ils respectent la confidentialité et la sécurité de vos données et qu’ils les traitent uniquement pour les finalités que nous leur avons spécifiées.

Certains de nos prestataires peuvent traiter des données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis : les fournisseurs d’intelligence artificielle de l’assistant conversationnel, certains outils de mesure d’audience et de publicité, et Gravatar si vous laissez un commentaire. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou adhésion du prestataire au cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis (Data Privacy Framework).

6. Cookies et technologies similaires

Notre site utilise des cookies pour assurer son bon fonctionnement et améliorer votre expérience de navigation.

6.1 Cookies essentiels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés. Ils permettent notamment de vous authentifier sur votre compte, de mémoriser vos préférences d’affichage et de sécuriser votre navigation.

Lorsque vous vous connectez sur notre site, plusieurs cookies sont créés :

Un cookie temporaire pour vérifier si votre navigateur accepte les cookies
Des cookies de connexion qui expirent au bout de deux jours
Des cookies d’option d’écran qui expirent au bout d’un an
Si vous cochez « Se souvenir de moi », un cookie de connexion conservé pendant deux semaines
Lors de la modification ou publication d’un article, un cookie supplémentaire indiquant l’ID de la publication est créé (expire au bout d’un jour)

6.2 Cookies de mesure d’audience et de publicité

Sous réserve de votre accord, nous utilisons :

des cookies de mesure d’audience, pour comprendre comment le site est utilisé ;
des cookies publicitaires, pour mesurer l’efficacité de nos annonces ;
deux cookies propres à Odécia, odecia_attrib_premiere et odecia_attrib_derniere (180 jours), qui retiennent par quelle page ou quelle campagne vous êtes arrivé, afin de l’associer à votre demande. Si vous les refusez, votre demande est transmise normalement, avec la seule page d’envoi comme provenance.

6.3 Gestion des cookies

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix à tout moment depuis le lien « Gestion des cookies » en bas de chaque page. Vous pouvez aussi configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies ; le refus des cookies essentiels peut toutefois empêcher l’accès à certaines fonctionnalités du site.

Des informations détaillées sur la gestion des cookies selon votre navigateur sont disponibles sur le site de la CNIL (www.cnil.fr).

7. Contenus embarqués depuis d’autres sites

Les articles de notre site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si vous visitiez ce site.

Ces sites web peuvent collecter des données sur vous, utiliser des cookies, intégrer des outils de suivi tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site.

8. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie
Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : faire supprimer vos données dans certaines circonstances
Droit à la limitation du traitement : faire suspendre temporairement le traitement de vos données
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale ou fondé sur l’intérêt légitime
Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement
Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact en précisant l’objet de votre demande. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander un justificatif.

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et de protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé.

Ces mesures comprennent notamment :

L’utilisation de protocoles de communication sécurisés (HTTPS)
Le chiffrement des mots de passe
Des restrictions d’accès aux données personnelles

10. Modification de notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour actualisée.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé des modalités de traitement de vos données personnelles.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact disponible sur notre site.

En utilisant notre site et nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité.